Betriebsausgabe Weihnachtsfeier & Firmenevent

Bald ist es wieder soweit und die Zeit der Weihnachtsfeiern beginnt. Aber auch Sommerfeste, oder Betriebsausflüge werden als Betriebsveranstaltungen gern zur Mitarbeiterbindung & Motivation durchgeführt. Werden bestimmte buchhalterische und steuerrechtliche Spielregeln eingehalten, sind diese Betriebsfeste für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei.

Spielregel 1 – betriebliche Veranlassung Alle Aufwendungen des Arbeitgebers unterliegen nur dann nicht der Lohnsteuer, wenn ein überwiegend betriebliches Interesse besteht. Dies ist z.B. dann gegeben, wenn: 
• die Teilnahme allen Mitarbeitern - auch Minijobbern - freisteht
• die Veranstaltung gesellschaftlichen Charakter hat, das soziale Netzwerk der Angestellten untereinander gefördert und dadurch das Betriebsklima verbessert werden kann
• im Jahr maximal 2 Betriebsveranstaltungen stattfinden Sport- oder Kulturveranstaltungen müssen mit einem geselligen Teil verbunden sein, um lohnsteuerlich begünstigt zu werden. Beispielsweise durch einen gemeinsamen Restaurantbesuch des Arbeitgebers mit seinen Mitarbeitern vor oder auch nach dem Event. Bei Nichterfüllung dieser Voraussetzung sind alle Aufwendungen vollständig als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu berücksichtigen.

Was tun, wenn eine weitere Betriebsveranstaltung, z.B. ein Firmenjubiläum stattfinden soll? Generell gilt, dass ab der 3. Firmenfeier steuerpflichtiger Arbeitslohn durch den Arbeitgeber an seine Mitarbeiter zugewendet wird. Daher sollte im Vorfeld genau geprüft werden, wieviele Feiern bereits im aktuellen Jahr durchgeführt wurden.

Tipp: Da es buchhalterisch und steuerrechtlich nicht auf die tatsächliche zeitliche Reihenfolge der Ereignisse ankommt, können Sie auch die zwei Veranstaltungen als Betriebsevent deklarieren, die am kostenintensivsten waren und behandeln die günstigere Veranstaltung als Arbeitslohn.

Spielregel 2 – Höchstgrenze pro Arbeitnehmer von 110 EUR beachten Pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung dürfen nicht mehr als 110 EUR aufgewendet werden. Bei Überschreitung dieses Grenzbetrages, ist der darüber liegende Betrag als Arbeitslohn zu werten und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Dabei kann die Lohnsteuer entweder pro Arbeitnehmer individuell oder pauschal mit 25% für die Veranstaltung ermittelt werden.

Oft dürfen auch Ehepartner oder Kinder des Mitarbeiters an dem betrieblichen Ereignis teilnehmen. In diesem Fall ist zu beachten, dass dieser Kostenanteil dem Mitarbeiter zugerechnet wird. Sind die Kosten, die insgesamt auf den Mitarbeiter und seine Angehörigen entfallen, höher als die Freigrenze von 110 EUR, ist der übersteigende Betrag als Arbeitslohn der Lohnsteuer zu unterwerfen. Veranstaltungskosten richtig ermitteln! In die Freigrenze von 110 Euro pro Arbeitnehmer sind alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen, die für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung durch den Arbeitgeber aufgewendet worden sind.

Beispielsweise Raummiete, musikalische/künstlerische Unterhaltung, Speisen und Getränke, Fahrt- und Unterkunftskosten, Eventplaner, Dekoration. Geschenke ohne bleibenden Wert, z.B. Wichtelpäckchen, müssen ebenfalls in die Berechnung des Höchstbetrages einbezogen werden und dürfen zudem die 60-EUR-Grenze (inklusive Umsatzsteuer) für Aufmerksamkeiten nicht übersteigen. Die Gesamtsumme aller Aufwendungen wird durch die Teilnehmer dividiert. Ist das Ergebnis pro Mitarbeiter kleiner 110 EUR, ist es eine lohnsteuerfreie Zuwendung.

Spielregel 3 – Richtiges Verbuchen der Firmenveranstaltung Alle Aufwendungen sind addiert und auf die Teilnehmerzahl verteilt. Kosten für Angehörige sind dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet worden. Nun bestehen folgende Möglichkeiten:
• Freigrenze von 110 EUR pro Mitarbeiter ist nicht überschritten. Die Zuwendung ist für den Arbeitnehmer lohnsteuerfrei. Sie buchen alle Betriebsausgaben auf das Konto „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03 = / SKR 04 = ).
• Freigrenze von 110 EUR pro Mitarbeiter ist überschritten. Die Zuwendung ist für den Arbeitnehmer nur mit 110 EUR lohnsteuerfrei. Sie buchen alle Betriebsausgaben (Teilnehmerzahl x 110 EUR) auf das Konto „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ (SKR 03 = 4140 oder 4946 / SKR 04 = 6130 oder 6822), alle restlichen Betriebsausgaben auf das Konto „freiwillige soz. Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ (SKR 03 = 4145 / SKR 04 = 6060). Der Arbeitgeber hat zusätzlich den übersteigenden Betrag als Sachbezug gem. § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25% zzgl. 5,5% pauschalem Solidaritätszuschlag, zzgl. 5% pauschale Kirchensteuer (unterschiedlich hoch in den verschiedenen Bundesländern) zu versteuern. In der Sozialversicherung gem. § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV bleibt der Betrag beitragsfrei.