Ideale Tagungslocation gesucht?

Sie dürfen die nächste Jahrestagung, das Meeting der Chefetage oder die Konferenz für 500 geladene Gäste planen. Wo fangen Sie an und welche Punkte müssen Sie im Vorfeld beachten? Wir geben Ihnen übersichtlich und kompakt unsere Checkliste an die Hand, um schnell die perfekte Location für Ihr nächstes Event zu finden.

• Wie viele Gäste werden eingeladen

Je nach Personenzahl kommen unterschiedliche Veranstaltungskonzepte in Frage. Orientieren Sie sich stets an der Gruppengröße. Für kleinere Gruppen empfiehlt sich auch eine, der Teilnehmerzahl angepasste, eher kleinere Location und nicht das 500 Bettenhaus oder eine riesige Halle die mit Trennwänden optisch verkleinert wird. Dort geht Ihre Tagung sprichwörtlich „unter“. Das Gegenteil ist der Fall, wenn Sie versuchen Ihre Gruppe in den schönen Raum zu „quetschen“, der leider eigentlich (wenn sie ehrlich sind) doch zu klein ist. Suchen Sie weiter – es gibt etwas Passenderes!

• Woher kommen Ihre Gäste?

Alle Gäste kommen aus einer Stadt/einer Region: Wir empfehlen eine gemeinsame Anreise zur Tagungslocation, um die Kosten gering zu halten und schon bei der An- und Abreise eine gemeinsame Kommunikation zu fördern.

Die Gäste kommen aus unterschiedlichen Regionen: Bitte werfen Sie am besten einen Blick auf die Deutschlandkarte, zeichnen Sie die Abfahrtsorte Ihrer Gäste ein und „ermitteln“ Sie so ein logistisch günstiges Zielgebiet für Ihre Tagung. Achten Sie dabei auf verschiedene Anreisemöglichkeiten. Selbst wenn Ihre Gäste aus allen vier Himmelsrichtungen kommen, kann es eine gute Idee sein Berlin als Destination zu wählen, da die vielfältigen Anreisemöglichkeiten jedem die Möglichkeit bieten, schnell anzukommen.

• Wie reisen Ihre Gäste an?

Anreise mit dem PKW/Bus: Eine Location mit guter Verkehrsinfrastruktur und Autobahnnähe wird empfohlen.

Anreise mit der Bahn: Wählen Sie eine Stadt/Region mit einem ICE Bahnhof in der Nähe.

Anreise mit dem Flugzeug: Entscheiden Sie sich für eine der Großstädte mit Flughafen und innerdeutscher Fluganbindung.

• Welches Budget haben Sie zur Verfügung?

Stellen Sie sich diese Frage unbedingt zu Beginn der Planung! Sie ersparen sich und anderen viel Arbeit, wenn Sie von Anfang an wissen was sie ausgeben können und was zwar verlockend, aber unrealistisch ist. Und wir empfehlen Ihnen auch während der Planungsphase immer ein Auge auf Ihr Budget zu behalten! Während gute Tagungshotels bspw. eine Halbtagespauschale inkl. Miete des Tagungsraumes, Kaffeepause, Mittagessen und Standardtechnik bereits ab 30 € p. P. anbieten, zahlt man in einer außergewöhnlichen Location bereits einen vierstelligen Betrag für die exklusive Nutzung der Räumlichkeit zzgl. Kosten für Bestuhlung, Personal, Catering, Technik und Dekoration.

• Benötigen Sie eine Übernachtung im Hotel?

Was können Sie Ihren Gästen zumuten? Sind 2 Stunden für die Anreise für ein 8-stündiges Meeting und noch einmal die identische Abreisezeit Ihren Gästen zumutbar? Das ist immer auch in Zusammenhang mit der Anreiseart zu sehen. Entspannt mit der Bahn zu reisen ist sicher komfortabler als mit dem PKW selbst zu fahren. Dennoch sollte das Thema Entschleunigung nicht vernachlässigt werden. Am Abend noch gemeinsam beim Dinner zu plaudern, vertieft häufig viel intensiver die Themen des Tages bzw. die Kommunikation der Teilnehmer untereinander. Fazit: lieber eine Übernachtung ins Budget einkalkulieren, als am falschen Ende zu sparen!

• Tagung auf dem Land oder Meeting im Großstadtdschungel?

Der ländliche Raum ist idyllischer, naturnaher und besser geeignet für Tagungen, bei denen man gerne „unter sich“ bleibt. Natürlich kann es sein, dass Ihre Gäste dann aber von der Autobahn aus noch einmal 1 Stunde über Landstraßen zuckeln und „gefühlt“ ewig nicht ankommen. Dafür werden Sie durch die Ruhe belohnt. Outdoor-Rahmenprogramme in der Natur mit frischer Luft sind bei jedem Wetter durchführbar.

Oder es zieht sie in das Getümmel der Big Citys of Germany? Dort ist die Infrastruktur ideal, eine große Dichte an Hotels und Tagungslocations vorhanden und das Abendprogramm bietet vielfältige Möglichkeiten. Natürlich findet sich auch hier das passende Rahmenprogramm. Es ist nur nicht ganz so ruhig und Ihre Gäste sind am Abend nach dem offiziellen Teil mit Sicherheit in alle Winde verstreut.

• Rahmenprogramme gewinnen immer mehr an Bedeutung!

Ihre Gäste werden den Mehrwert eines Rahmenprogrammes zu schätzen wissen! Manchmal muss man gar nicht viel Budget investieren, um ein bisschen "Farbe" in Ihre Tagungsagenda zu bringen. Genügend Inspiration bieten unsere vielfältigen In- und Outdoorprogramme. Wenn sie hier ein Wunschprogramm gefunden haben, hat das aber vielleicht wieder Einfluss auf den Standort der Tagungslocation.

• Benötigen Sie Standardtechnik oder planen Sie eine „große Technikschlacht“?

Jedes Tagungshotel hat mittlerweile einen guten Beamer, Leinwand und Flipcharts als Standardausstattung. Sollten Sie die Einbindung von Webcast oder Videostream etc. wünschen, kontaktieren Sie unbedingt die Profis! Sollte das Hotel nicht über einen professionellen Technikpartner verfügen, bestehen Sie auf eine externe Firma! Exzellente Technikpartner gibt es in jeder Großstadt.

• Schlichtes Tagungshotel versus außergewöhnliche Veranstaltungslocation

Das Schlösschen exklusiv, die Industrielocation peppig aufgemotzt oder eine Kirche als besonderer Tagungsort – fast alles ist heutzutage möglich – aber nicht immer sinnvoll. Das Ambiente einer extravaganten Location bereichert Ihre Tagung ungemein, dennoch ist die Frage, ob die deutlich höheren Kosten immer gerechtfertigt sind. Daneben stehen die „Einheits-Ketten-Tagungshotels“ mit Ihrem immer gleichen Charme, aber einem häufig unschlagbaren preislichen Vorteil. Aber es gibt auch noch etwas dazwischen – die überraschenden Nischenprodukte. Sie stehen auf den Tagungsportalen nicht an erster Stelle und man findet sie meist nur bei einer umfangreichen und zeitraubenden Recherche. Wie wäre es mit einer brasilianischen Maloca für max. 120 Gäste mitten auf dem Land gelegen, den ausgefallenen 25hours Hotels in Deutschlands Großstädten mit Kicker im Tagungsraum und farbenfrohem Ambiente? Oft bieten auch themenbezogene Boutique Hotels ausgefallene Räume für kleine bis mittlere Gruppen. Große Gruppen fühlen sich mittlerweile auch im modernen Freizeitpark „zuhause“, wo Achterbahn fahren auch für Erwachsene immer noch ein Highlight ist (bspw. Tagung im Heide Park Abenteuerhotel oder Tagung im Europa-Park). Das und noch viel mehr kennen die Event Profis durch jahrelange Erfahrungen und die Lust darauf immer wieder neue Locations zu entdecken und auszuprobieren.

• Ein paar letzte Tipps für Ihre Location Suche

Beginnen Sie JETZT damit! Schieben Sie diese Aufgabe nicht lange vor sich her, sondern handeln sie zeitnah, denn die beliebten Nischenprodukte mit guten Preis-Leistungs-Verhältnis sind auch bei anderen sehr begehrt. Rufen Sie uns an! Wir unterstützen Sie gerne!

Besprechen Sie vor Anfrage den Ablauf! Machen Sie sich bitte vor der Anfrage Gedanken über den zeitlichen Verlauf - das Angebot kann dann viel konkreter erstellt werden.

Denken Sie an ausreichend Pausen inkl. Catering! Planen Sie "kreative Pausen" mit leckeren gesunden Häppchen ein - auch hier sollte nicht gespart werden! Jeder kennt das doch: mit leerem Magen wird man schnell zur "Diva" und kann sich nicht konzentrieren.

VIEL ERFOLG!