Wie Sie Ihre Tagung erfolgreich planen

Welche Technik, welche Bestuhlung, welches Catering wird gewünscht bzw. was ist das Ziel Ihrer Tagung? Zu Beginn der Planung gilt es viele Fragen konkret zu beantworten und vorab zu klären. Sobald Sie wissen, was Sie genau brauchen und suchen, können Sie mit der Detailplanung starten. Wichtig, wie bei jeder anderen Veranstaltung auch, ist es die richtigen Partner an seiner Seite zu haben. Oder wissen Sie was die Auflösung WUXGA 1920 x 1200 im Detail bedeutet?

Unser Tipp:
Erarbeiten Sie sich eine individuelle Checkliste zu den wichtigsten Eckpunkten, so können Sie strukturiert alles abarbeiten und kein Detail wird übersehen!

Die Destination und Location ist die Basis jedes Events. Welche Faktoren sind für Sie entscheidend? Eine zentrale Lage in einer pulsierenden Metropole mit idealer Verkehrsanbindung zum Airport oder Bahnhöfen oder inmitten der Natur, fernab von vielen Ablenkungsmöglichkeiten - es liegt an Ihnen! Benötigen Sie neben den Tagungsräumen auch Übernachtungsmöglichkeiten und Dinnerlocations, dann sollten Sie sich direkt für ein passendes Tagungshotel entscheiden.

Sobald die Location steht, folgt die Raumplanung! Achten Sie genau auf die Bedürfnisse Ihrer Tagung: reicht ein Plenum aus oder sind Workshops oder kleinere Meetings geplant, für die Sie unterschiedliche Breakout-Rooms benötigen? Bei der Bestuhlung müssen einige Faktoren wie Größe, Ausstattung (Klimaanlage, Beleuchtung, Mobiliar, Tagungslicht) berücksichtig werden. Immer größerer Beliebtheit erfreuen sich Tagungsräume mit Tagungslicht. Die Räume können ebenso auf Wunsch verdunkelt werden und bieten eine echte Abwechslung zum "normalen" Tagungsraum.

Welche Bestuhlung benötigen Sie für Ihre Tagung und welche Bestuhlungsvarianten gibt es überhaupt? Bereits mit der Planung des Events sollten Sie sich darüber Gedanken machen, da nicht jeder Raum für jede Bestuhlung geeignet ist. Die wohl häufigste Bestuhlungsvarianten sind die Theaterbestuhlung und die parlamentarische Bestuhlung. Doch es gibt noch weitere Möglichkeiten, welche eine Alternative zu Ihren bisherigen Bestuhlungsvariantensind. Welche Bestuhlung für Ihre Tagung möglich ist, ist auch maßgeblich von der Raumgröße abhängig. Ein Raumgrößenrechner unterstützt Sie bei der Planung.

Modernste Tagungstechnik ist ein must have. Vor jeder geplanten Veranstaltung sollten Sie sich genau überlegen welche Anforderung Sie an die Technik bzw. die Location haben. Hauseigene Technikfirmen haben den Vorteil, dass sie die Gegebenheiten vor Ort und auch die Kollegen im Hotel genau kennen.

Eine erfolgreiche Tagung ist zudem auch von einem entsprechenden Catering abhängig. Das leibliche Wohl für die Teilnehmer darf nicht zu kurz kommen. Allzu oft wird der Erfolg Ihrer Tagung zum großen Teil am Catering festgemacht. Zu große Experimente sollten dabei nicht gemacht werden. Ob Flying-Buffet im Tagungsbereich, klassisches Buffet oder Menü zum Mittagessen, alles ist möglich und kann individuell für Ihre Teilnehmer angepasst werden.