Profi-Booker lassen sich von Insidern Künstler empfehlen. Sollten Sie niemanden kennen, der Ihnen Tipps geben kann, können Sie im Internet nach Livemusik suchen. Auch hier auf der Plattform von Hirschfeld.
Vorher sollten Sie jedoch den Budgetrahmen festlegen. Vergessen Sie dabei nicht, dass zur Gage noch weitere Kosten auf Sie zukommen. Fahrtkosten, Übernachtung, Ton- und Lichttechnik, Catering, GEMA-Gebühren und die Künstlersozialabgabe sind mögliche Kostenpunkte.
Im Internet gibt es viele Künstlerportale, auf denen sich die unterschiedlichsten Bands in verschiedenen Rubriken präsentieren. Eine weitere Möglichkeit ist, über eine Suchmaschine nach speziellen Begriffen wie „Partyband Frankfurt“, „Lounge-Band Berlin“, „Jazztrio 20er Jahre“ etc. zu suchen. Lassen Sie hier auch das Ziel Ihrer Veranstaltung mit einfließen.
Wenn möglich schauen Sie sich die Band live an. Dann können Sie aus erster Hand die Qualitäten der Coverband beurteilen. Über ein Video können Sie maximal die musikalische Qualität einschätzen. Aber nicht, ob die Künstler im Umfeld der Veranstaltung professionell agieren. Achten Sie auf das Entertainment, die Moderation sowie das äußere Auftreten, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Professionalität beim Auftritt und nicht zuletzt Freundlichkeit während der Verhandlungen.
Wie Sie eine Liveband für eine Veranstaltung buchen
Sobald Sie einige Bands ausgewählt haben, fragen Sie diese möglichst frühzeitig an und reservieren Sie die Künstler für Ihren Veranstaltungstermin. Umso früher Sie sich eine Option geben lassen, desto größer ist die Chance, dass die Band noch verfügbar ist. Diese Option ist allerdings oft nur 2 - 4 Wochen gültig, da die Künstler einen Termin nicht endlos blockieren.
Folgende Infos sollten Sie in der Anfrage an die Künstler formulieren:
- Geplantes Datum der Veranstaltung
- Ort der Veranstaltung
- Anzahl der Gäste
- Art und Dauer des Auftrittes
- Ihren Budgetrahmen
- Ein paar Infos zu Ihnen und Ihrem Event
- Soll die Band auch Ton- und/oder Lichttechnik stellen
Fragen Sie nach der Gage der Künstler mit einer konkreten Spielzeit (z.B. 3 x 45 Minuten). Außerdem nach den technischen Voraussetzungen, die die Band benötigt. Lassen Sie sich den Technical Rider schicken.
Engagementvertrag für eine Live-Band
Haben Sie eine Band gefunden, sollten Sie mit den Künstlern unbedingt einen Vertrag schließen. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass die Musiker zur Veranstaltung erscheinen. Und den Musikern gibt es die Sicherheit, dass Sie nicht zwei Wochen vorher absagen. Sagen Sie den Künstlern, die Sie nicht buchen, bitte ab, damit sie die Option aus ihrem Kalender nehmen können.
Folgende Punkte sollten im Vertrag enthalten sein:
- Name der Band oder des Künstlers
- Datum und Ort des Auftritts
- Anschriften der Vertragsparteien
- Vereinbarte Gage
- Vereinbarte Leistungen von beiden Seiten
- Stornierungsregeln
- Zahlungsbedingungen
Was Künstler für einen professionellen Auftritt benötigen
Bühne: Ob die Band eine Bühne benötigt, klären Sie bitte vor Vertragsschluss mit dem Bandleader oder Bandtechniker. Wenn Sie eine Bühne stellen müssen, lassen Sie diese von einer professionellen Firma errichten. Ein Unfall aufgrund einer nicht ordnungsgemäß errichteten Bühne bringt Sie in Teufels Küche. Eine Open-Air-Bühne muss regenfest überdacht und von 3 Seiten geschlossen sein.
Soundcheck: Damit die Partyband gut klingt, führt sie in der Regel einen Soundcheck durch. Für Aufbau der Instrumente und Soundcheck benötigt sie einige Zeit vor dem Auftritt. Planen Sie diese bitte mit ein. Beim Soundcheck sollte kein Publikum vor Ort sein. Das ist nicht immer möglich, z.B. bei einer Party am Messestand. Sprechen Sie dann unbedingt vor Vertragsschluss mit dem Künstler, ob das möglich ist und wieviel Zeit dafür benötigt wird.
Technik: Die Technik setzt sich aus Tontechnik und Licht zusammen. Auch wenn die Band im Hintergrund zur Untermalung spielt, achten Sie bitte darauf, dass die Musiker nicht im Dunkeln stehen. Ansonsten können Sie sich die Kosten auch sparen und eine CD abspielen.
Eine professionelle Band hat einen Technical Rider, in dem genau definiert ist, was sie an Technik benötigt. Diesen Technical Rider geben Sie bitte an Ihre Technikfirma weiter, um ein Angebot einzuholen. Bei Rückfragen stellen Sie den Kontakt zwischen Technikfirma und Band her.
Damit Sie für die Ton- und Lichttechnik nicht zu viel bezahlen, können Sie davon ausgehen, dass Elektronik in der Regel zu 2% des Kaufpreises vermietet wird. Es gibt Ausnahmen. Mikrofone fallen gelegentlich auf den Boden und gehen schneller kaputt als ein Verstärker. Deshalb ist hier ein höherer Prozentsatz üblich.
Catering: Eine Band ist für einen Auftritt in einem Zeitrahmen von 4 Stunden ca. 8 bis 20 Stunden unterwegs. Mein Tipp: gut gelaunte Künstler klingen besser, deshalb sorgen Sie bitte für gutes Essen und ausreichend Getränke.
Parkplatz: Eine Band bringt neben den Instrumenten jede Menge Technik mit. Deshalb sollten Sie es möglich machen, dass sie zum Ausladen mit einem Kleinbus oder auch mit mehreren PKWs möglichst nah an die Location heranfahren können. Der Parkplatz sollte in der Nähe des Veranstaltungsraumes sein. Sonst verlieren die Musiker wertvolle Zeit bei der Parkplatzsuche.
Garderobe: Haben Sie eine Band gebucht, die mit Anzug und Abendkleid auftritt, benötigt die Band eine Garderobe. Ebenso notwendig ist das für Tribute Bands.
Unter Garderobe verstehe ich einen Raum, in dem die Band sich umziehen oder in den Spielpausen zurückziehen kann. Der Raum sollte einigermaßen sauber sein. Idealerweise stellen Sie einen Garderobenständer, einen Tisch und einige Sitzgelegenheiten zur Verfügung. Stellen Sie dann noch einen Spiegel zur Verfügung, freuen sich die Musikerinnen, weil sie zum Schminken nicht auf die Toilette müssen.
Was es mit der GEMA auf sich hat
Die GEMA verwaltet unter anderem die Leistungsschutzrechte der Komponisten und Texter. Wenn Sie also Musik bei Ihrer Veranstaltung verwenden, ist diese fast immer lizenzpflichtig. Egal ob sie live gespielt oder vom Band abgespielt wird. GEMA-Gebühren fallen für alle Veranstaltungen an, die nicht privat sind. Dazu zählen auch Mitarbeiterfeste, Kundenveranstaltungen und Geburtstagsfeiern, zu denen Sie wichtige Firmenangehörige oder Ihre besten Kunden einladen.
Wie hoch die Gebühren sind, können Sie vorher auf der Website der GEMA mit einem Tarifrechner klären.
Melden Sie Ihre Veranstaltung unbedingt vor dem Veranstaltungstag bei der GEMA an, da sonst eventuell eine erhöhte Gebühr fällig wird.
Letzte Absprachen vor der Veranstaltung
Auch nach Vertragsabschluß gibt es noch einiges zu klären. Am besten rufen Sie die Band zwei Wochen vor der Veranstaltung noch einmal an und besprechen die Details. Denn oft steht ein Zeitplan erst kurz vor dem Event fest.
Es stellen sich gegebenenfalls folgende Fragen:
- Wie sieht der Ladeweg zur Bühne aus? Muss die Band Kieswege oder Treppen überwinden?
- Wie weit ist die Garderobe oder ein Raum, in dem sich die Musiker/innen umziehen können, von der Bühne entfernt. Kann der Künstler diesen alleine benutzen oder gibt es noch weitere Künstler, die sie mitbenutzen? Ist die Garderobe abschließbar?
- Wie viele Parkplätze benötigt die Band?
- Wann kommen die Künstler an? Dann sollte die Technik betriebsbereit sein!
- Vergessen Sie nicht ein Zeitfenster für das Essen der Künstler mit einzuplanen.
- Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer (am besten mobil).
Wenn Sie nur hin und wieder eine Veranstaltung mit Künstlern durchführen und noch wenig Erfahrung haben, lesen Sie den ausführlichen Leitfaden mit Checkliste Live Musik suchen und Band buchen leicht gemacht.
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