Sascha Heide berät Sie gern: Empower your Team! So peppen Sie Ihr virtuelles Kick-Off mit einem Spiel, einer Online-Aktion oder einem Online-Event auf. Motovieren Sie Ihr Team mit Spaß und einem außergewöhnlichen Online-Erlebnis. Hier finden Sie passende virtuelle Rahmenprogramme für Online-Kick-Offs. Einfach, schnell und unverbindlich anfragen.
Anlässe für ein Kick-Off gibt es viele: Ein Produktlaunch, ein Projekt-Start, ein Jahresauftakt oder ein Wettbewerb. Alle diese Highlights im Arbeitsprozess haben sich in den letzten Jahren als wichtige Marker herausgestellt. Wie die Vorteile von Kick-Offs auch in die digitale Arbeitsweise transformiert werden können, erfahren Sie hier. Telefon: 0361-5581187
Praxis-Wissen zur Planung von virtuellen Kick-Offs
Vorbereitungen für ein Online-Kick-Off
Motivation
Die Teilnehmer am Online-Kick-Off werden für die neue Aufgabe oder den neuen Abschnitt motiviert. Um die Motivation für alle Teilnehmer möglichst positiv zu beeinflussen, stellen Sie die Ziele in den Vordergrund. Im Zweiten Schritt stellen Sie dar, warum es sich für jeden Einzelnen lohnt, aktiv zu werden. Lassen Sie genügend Raum für sehr persönliche Motivlagen, die Motivation für besondere Leistung ist in erster Linie intrinsisch.
Methodische Festlegungen
Bei einem virtuellen Kick-Off werden neben den wichtigsten Methoden für die Umsetzung auch die anzuwendenden Tools und Workflows festgelegt. Wer, wann ein Meeting einberuft, welche Konferenz-Tools wie Zoom, MS Teams usw. werden benutzt, wie werden Vereinbarungen protokolliert und distributiert, welche Festlegungen gibt es für den Datenschutz, Speicherorte und die sonstige Kommunikation.
Ziele
Eng verknüpft mit der Motivation ist die Darstellung von gemeinsamen Zielen. Das ist besonders wichtig, wenn es unterschiedliche Auffassungen gibt. Sie können die Ziele des vor Ihnen liegendes Abschnittes vorgeben oder gemeinsam erarbeiten. Das sollte aber in jedem Falle dem Kick-Off Event vorangegangen sein. Sie laufen Gefahr, den Drive zu verspielen, wenn erst beim Online-Kick-Off über die Ziele diskutiert und sich geeinigt werden soll.
Timeline
Die Timeline geht über die Festlegung von Zwischenschritten weit hinaus. Sie beinhaltet auch konkrete Meilensteine, die als solche definiert und bei Erreichen auch gefeiert werden sollten.
Zuständigkeiten
Bei einem Kick-Off-Meeting, ganz egal, ob virtuell oder live, legen Sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten genau fest, entweder indem Sie diese vorgeben oder frei festlegen lassen.
Online Kick-Off Event richtig planen
Für die Vorbereitung ist die wichtigste Bedingung, dass das Projekt reif ist, um einen Start zu vertragen. Sobald es viele ungeklärte Aspekte in den oben aufgeführten Voraussetzungen gibt, sollten Sie den Start und damit das Kick-Off verschieben. Jedenfalls dann, wenn die Teams unmittelbar nach dem Kick-Off mit der Arbeit starten sollen.
1. Termin finden
Klingt einfach, ist aber oft eine tüchtige Anstrengung. Je mehr Teilnehmer am Kick-Off mitmachen, desto anstrengender. Unter Umständen müssen Sie Zeitverschiebungen und regionale Feiertage berücksichtigen.
2. Agenda ausarbeiten
Packen Sie nur die wichtigsten und prägendsten Teile in die Kick-Off-Präsentation. Es ist wichtiger, dass die stärksten Aspekte prägnant, plausibel und vor allem motivierend dargestellt werden, als alle Details klarzustellen. Eine wirkungsvolle Präsentation ist das Herzstück eines jeden Kick-Offs, egal ob live oder virtuell.
3. Teilnehmer einladen
Bereits mit der Einladung können Sie die Teilnehmer motivieren. Bieten Sie mehr als nur den Termin! Stellen Sie einen unterhaltsamen Aspekt, Freude am Projekt und der gemeinsamen Arbeit im Team in den Vordergrund.
4. Rahmenprogramm planen
Bei längeren Kick-Offs ist es wichtig, einen abwechslungsreichen, originellen spielerischen Teil anzubieten.
5. Kennenlernrunde
Überlegen Sie sich eine aktive, unterhaltsame und kurzweilige Kennenlernrunde, wenn sich die Teammitglieder noch nicht kennen. Dafür finden Sie Beispiele im Netz. Bei großen und wichtigen Kick-Offs beauftragen Sie am Besten einen externen Profi für diesen Teil. Anregungen finden Sie zum Beispiel bei www.hirschfeld.de
6. Break
Manchmal ist es einfach Zeit für eine kleine Abwechslung. Bieten Sie ein Quiz, eine Entertainment-Show oder eine interaktive Schnitzeljagd an. Das Ganze dauert zwischen 20 Minuten und einer Stunde und danach sind wieder alle locker und frisch. Die Ideen reichen bis hin zu einem gemeinsamen Workout oder einer Yoga-Einlage.
Durchführung
Nehmen Sie Ihre Rolle als Moderator und Leader voll an. Um so besser gelingt das virtuelle Kick-Off-Event. Halten Sie sich an Ihre Agenda, zumindest bei Ihren ersten Remote-Kick-Offs sollten Sie nicht zu viel improvisieren. Die Tücken der Technik zeigen sich besonders, wenn es schnell gehen muß!
Protokollierung
Für die Protokollierung Ihre Online-Kick-Offs stehen Ihnen eine Reihe von Methoden zur Verfügung. Von konventionellen schriftlichen Protokollen bis hin zu Mitschnitten des gesamten Meetings. Für das gesamte Meeting gilt: Weniger ist mehr! Aber beim Protokoll sollten Sie lieber etwas großzügiger sein, hier ist oft mehr besser als zu wenig.
Feedbackrunde
Regen Sie eine Feedback-Runde an. Auch das können Sie spielerisch machen oder von einem externen Profi machen lassen. So erfahren Sie, ob alle Infos angekommen sind. Prüfen Sie, ob wirklich alle Teilnehmer Ihres virtuellen Kick-Off-Meetings auf dem selben Stand sind.
Nachbereitung
Zur Nachbereitung gehört unbedingt, dass Sie die Teilnehmer nach dem Online-Meeting in geeigneter Form kontaktieren um weiterführende Infos zu senden, sich für die Teilnahme zu bedanken oder während des Online-Meetings aufgetretene Fragen, die Sie nicht live klären konnten, nachzureichen. Steuern Sie unbedingt auch schon auf den ersten Meilenstein zu!
Ideen für Rahmenprogramme bei Online- Kick-Offs
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FAQ: Fragen und Antworten zum Thema virtuelles Kick-Off
Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für ein Online-Kick-Off?
Die wichtigste Voraussetzung für alle Teilnehmer ist eine stabile Internet-Verbindung. Ganz gleich ob über LTE, G5 oder W-Lan, die Verbindung unter allen Teilnehmern muss über die notwendige Stabilität und Bandbreite verfügen. Für die Durchführung sind alle bekannten Online-Tools für Meetings, Webinare, Konferenzen usw. geeignet. Solide Grundkenntnisse aller Teilnehmer erspart lange Wartezeiten.
Wie viele Teilnehmer sollte ich für ein Virtuelles Kick-Off planen?
Natürlich können auch an einem Online-Kick-Off, ebenso wie bei jedem beliebigen Online-Event, 1.000 und mehr Personen teilnehmen. Stellen Sie sich aber immer die Frage, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner am besten erreichen können. Eventuell führen Sie das virtuelle Kick-Off-Event in mehreren Durchgängen durch und halten so die Teilnehmer je Online-Event in überschaubarem Rahmen.
Welchen Nutzen hat ein Online Kick-Off?
Ein Start ins neue Geschäftsjahr, ein Projektstart oder ein neuer Abschnitt in der Firmenentwicklung. Mit einem zünftigen Knall-Effekt sorgen Sie für die richtige Motivation bei den Teilnehmern. Ein virtuelles Kick-Off-Event sorgt, ebenso wie eine Präsenz-Veranstaltung, für die richtige Stimmungslage bei den Teilnemern und fokussiert auf ein gemeinsames Ziel!
Wie ist der Datenschutz bei Online-Kick-Offs gewährleistet?
Prinzipiell gelten sämtliche gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO ebenso wie die Datenschutzrichtlinien aller involvierten Unternehmen und ggf. Drittanbieter. Achten Sie auf Bilderfreigaben und Mitschnitte. Sie sollten zu einem Kick-Off per Remote immer Ihre Gäste persönliche mit einem eigens generierten Einladungslink einladen.
Von welchem Ort aus kann ich am virtuellen Kick-Off teilnehmen?
Der Zugang zum Online-Kick-Off wird allein über die technischen Voraussetzungen der Erreichbarkeit limitiert. Somit steht Ihnen die Teilnahme prinzipiell von jedem Ort der Welt frei, an dem Sie freien Zugang zum Internet haben und das Konferenz-Tool, mit dem das Kick-Off ausgetragen wird online zur Verfügung steht.
Wie viel kostet ein virtuelles Kick-Off pro Person?
Die Teilnahme an einem virtuellen Kick-Off kann sehr unterschiedlich kostenseitig zu Buche schlagen. Es gibt Angebote bei denen nach Nutzungszeit abgrechnet wird, es gibt kostenlose Tools und es gibt Tools, die pro Teilnehmer abgerechnet werden. Außerdem sollten Sie den Anteil an Eigenleistung budgetieren, den Sie als Veranstalter u.U. erbringen.