Online-Kongress planen und veranstalten

Den wichtigsten Punkt stellen wir gleich an erste Stelle. Definieren Sie ganz konkret Ihr Vorhaben. Zu welchem Thema wollen Sie Ihren Online-Kongress abhalten? Eine gute Marktanalyse hilft Ihnen dabei, aus einer guten Idee ein erfolgsversprechendes Online-Kongress-Programm zu entwickeln. Aber beachten Sie: Virtuelle Kongresse sind mehr als eine Ansammlung von Vorträgen. Vor dem finalen Go für Ihren Online-Event sollten Sie Ihre Zielgruppen definieren. Dabei muss unbedingt realistisch eingeschätzt werden, wie groß diese ist und wie Sie sie erreichen wollen. Ist Ihre Analyse positiv verlaufen und steht Ihr Thema fest, benötigen Sie einen guten Titel. Dieser sollte vor allem aussagefähig in Bezug auf die Inhalte sein. Vermeiden Sie unbedingt eine Ansammlung von Buzzwords. Viele Kongress-Profis erarbeiten sich die Inhalte nach der folgenden Reihenfolge: Thema – Ziele – Inhalte und zum Schluss der Titel. Die Ausarbeitung der Inhalte zu Ihrem Fachgebiet für den Online-Kongress ist die Fleißarbeit. Dabei müssen Sie nicht alles selbst ausarbeiten. Binden Sie frühzeitig Ihre Referenten, Gastredner und Ihre Partner für Rahmenprogramme ein. Jeder modern umgesetzte Online-Kongress wird mit passenden virtuellen Begleitprogrammen aufgewertet. Dabei sind z. B. der Fitness-Break mit Olympiasiegern oder der Abschluss-Event mit lässigen Künstlern das Salz in der Suppe. Möchten Sie viele Inhalte gut miteinander verbinden, macht auch eine externe Moderation, z. B. durch die TV- und Eventmoderatorin Saskia Naumann, Sinn. Eine intelligente Software-Lösung bietet Ihnen von Anfang an viele Optionen, um den gewünschten und benötigten digitalen Content für Inhalte und Rahmenprogramme zu verarbeiten. Damit kommen wir zum 2. Baustein für Ihre erfolgreiche Online-Kongress-Planung.

Bei Online-Kongressen gibt es keine Begrenzung der Teilnehmerzahlen. Das bedeutet aber auch, dass die Teilnehmerdaten nicht wie oft bei Tagungen oder Meetings per Mails oder in Excel verwalten werden können und sollten. Der Anmeldeprozess muss simple für Einzelpersonen, aber auch für ganze Gruppen funktionieren. Stellen Sie vorab fest, welche Daten Sie von den Teilnehmern abfragen möchten und dringend benötigen. Weniger ist dabei mehr, denn langwierige Anmeldeprozesse führen oft zu einer erhöhten Absprungrate. Achten Sie darauf, dass im Anmeldeprozess verschiedene Marketing- und Vertriebs-Optionen zur Verfügung stehen. Zusätzliche Teilnehmer lassen sich z.B. mit Early Bird-Tickets oder Rabatt- und Tageskarten gewinnen. Ein gut durchdachtes Teilnehmermanagement-Tool hilft Ihnen vor, während und nach der Online-Konferenz jeden Teilnehmer individuell, aber nicht händisch oder einzeln zu betreuen. Eine automatische Buchungsbestätigung, der Ticketversand sowie Programm-Updates und News sollten zeitgemäß vollautomatisiert sein. Zum Thema Datenschutz finden Sie Hinweise unter Punkt 5.

Aus Budgetsicht kommt jetzt eine der besten Informationen. Nur ca. 10-20% der Online-Kongresse nutzen eine komplexe Studio-Lösung für die Produktion. Das spart enorm am Budget in den sonst üblichen Kongress-Kosten für Location, Ausstattung mit Mobiliar, Bühnenbau, Licht-, Ton und Videotechnik uvm. Nichtsdestotrotz gibt es keine vernünftige virtuelle Bühne zum Nulltarif. Den Content können Sie in der Software optisch ansprechend aufbereiten, jeder Referent muss zwangsläufig ins rechte Licht gerückt werden. Um eine entsprechende und ansprechende Bühnensituation kommen Sie also auch im kleinen Fall nicht drum herum. Achten Sie auf einen geordneten Background. Eine weiße Wand ist angebrachter, als ein unaufgeräumtes Office. Alles, was störend oder ablenkend im Sichtfeld für den Zuschauer zu sehen ist, führt zu einem Niveau- und Qualitätsverlust Ihres Online-Events. Wichtiger aber als eine sauber ausgeleuchtete Konferenzbühne ist der Sound. Ein schlechter Sound ist bei dem Online-Format unverzeihlich. Bis zu einem gewissen Anspruch können Online-Kongresse aus dem (Home)Office heraus produziert werden. Im B2B-Bereich werden Sie sehr schnell an Ihre Grenzen stoßen und einen technischen Dienstleister in Anspruch nehmen müssen. Sehr zuverlässige Eventtechnik-Supplier sind z.B. PMS Professional Media Service GmbH & Co.KG, BEVT und die TSE AG. Sehr schnell kommt in der Budgetplanung ein fünfstelliger Betrag für Technik, Personal und Reisekosten zusammen. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden werden, ein Bühnen-Technik-Check, spätestens am Vortrag des Kongresses, gehört auf Ihre to-do-Liste.

Wenn Sie einen kostenfreien Online-Kongress für jedermann ohne Anmeldung planen, können Sie diesen Punkt überspringen. Für alle anderen Planer heißt es aufgepasst beim Datenschutz. Ab dem Moment, wenn Sie Teilnehmerdaten für Ihr Marketing verwenden, sich Interessenten online registrieren sollen oder Sie für mögliche Sponsoren Daten aufbereiten möchten, kommen Sie an der DSGVO nicht vorbei. Das für viele Eventplaner immer noch große Schreckensgespenst lässt sich aber ganz einfach in zwei Schritten zähmen. Erstens: Sie nutzen eine DSGVO-konforme Software, die von Hause aus alle Datenschutzrichtlinien im Blick hat und einhält und zweitens, der Server steht in Deutschland (oder mindestens EU) und das Rechenzentrum ist ISO 27007-zertifiziert.

Ist Ihr Online-Kongress gut über die Bühne gegangen, sollte eine aussagefähige Evaluierung nicht fehlen. Nichts ist so perfekt, dass man nicht immer etwas dazu lernen kann. Stellen Sie sich und allen Teilnehmern die richtigen Fragen: z. B. Wurden alle Erwartungen in Bezug auf die Inhalte und Referenten erfüllt? Sprechen Sie mit Ihrem technischen Supplier, was funktionierte und was nicht? Haben Sie die Erwartungen Ihrer Sponsoren erfüllt? Wie gut waren die Planungen und Umsetzung in Bezug auf Timeline und Budget? Je besser Sie reflektieren, worauf Sie beim nächsten Online-Event achten sollten, desto erfolgreicher sind Sie.

Virtuelle Kongresse sind heutzutage kein Meisterwerk mehr – ein Walk in the Park allerdings auch nicht. Erfolgreiche Planer gehen strategisch bei der Planung und der Umsetzung vor. Definieren Sie zuerst ein Thema, spezialisieren Sie sich damit auf eine Zielgruppe und gehen Sie erst mit einem komplett schlüssigen Konzept auf die Suche nach der richtigen Software. Sind Sie im Bereich Online-Events ein Einsteiger oder Non-Professional, nutzen Sie auf jeden Fall eine All in One Software-Lösung und holen Sie einen technischen IT-Experten ins Boot, der Ihnen die Arbeit mit Licht-, Ton- und Streamingtechnik abnimmt. Beim Kongressmanagement gehört die Zukunft den Online-Formaten – seien Sie dabei!