Online Tagung und Konferenz planen

Die Klarheit über Ihre Ziele und die Vorüberlegungen, mit der Auswahl der passenden Online-Konferenz-Tools sind die notwendigen Vorbedingungen, bevor Sie mit diesen 10 Planungsschritten Ihren Erfolg mit der nächsten virtuellen Tagung organisieren.

1. Inhalte erarbeiten

Wie bei einer Live-Tagung auch, erarbeiten Sie die vorgesehenen inhaltlichen Schwerpunkte. Dieser Abschnitt Ihrer Planung für die Online-Tagung sollte mit einer vorläufigen inhaltlichen Agenda enden.

Anschließend überlegen Sie, welche Mittel für die jeweiligen Punkte am besten geeignet sind: Video-Interview, Key-Note, Talk-Runde, Referenten-Vortrag, Webinar, Workshop, Brainstorming usw. Erweitern Sie nun Ihre Agenda um die festgelegten Methoden. Prüfen Sie, ob Ihre Entscheidung für eine Online-Event Software oder Plattform auch die geforderten Methoden abdeckt.

2. Referenten für das Online-Event auswählen und managen

Erarbeiten Sie einen roten Faden, der bei allen Elementen, also auch bei Ihren Speakern zur Anwendung kommt, und so für eine Art Corporate Design Ihrer Online-Konferenz sorgt. Teilen Sie allen beteiligten Akteuren, also zu vorderst Ihren Speakern klar diese Anforderungen mit. Klären Sie, wie die entsprechenden Inhalte zu liefern sind, oder sorgen Sie dafür diese unter den entsprechenden Maßgaben selbst produzieren zu können. In vielen Fällen reicht ein Stativ für den Handy-Mitschnitt aus, aber nicht immer! Manche Online-Konferenzen erfordern eine professionell ausgeleuchtete und szenisch geschnittene Übertragung, die in jedem Falle zu budgetieren ist. Setzen Sie eine Key-Note besonders in Szene! Bei Live-Elementen vergessen Sie nicht, die Speaker einem Test zu unterziehen. Denken Sie daran, auch wenn der Speaker professionell erscheint und sich auf seine Erfahrungen mit Online-Konferenzen beruft.

3. Budget planen

Nutzen Sie Ihre Tools und Erfahrungen bei der Planung von herkömmlichen Tagungen. Kosten sind Kosten! Das gilt auch, für IT und Online-Marketing. Eventuell müssen Sie am Anfang deutlich mehr recherchieren, da vieles Neuland ist. Planen Sie deshalb für diese Arbeit deutlich mehr Zeit ein, als für Ihr gewohntes Business.

4. Teilnehmer managen

Was für ein Segen bringt in diesem Bereich die schöne neue Welt der Digitalisierung. Nutzen Sie in jedem Falle einfache und erprobte Tools für einen vollständig User-geführten Prozess. Nur, wenn Sie diesen Teil ruhigen Gewissens auch mit „Teilnehmer Selbstmanagement“ überschreiben können, sind Sie up to date. Von der Anmeldung bis zur Endabrechnung je Teilnehmer sollte das System bzw. der User alles für Sie übernehmen.

5. Timeline

Wie bei Präsenz-Tagungen auch ist ein guter Zeitplan wichtig. Wenn die Inhalte exklusiv sind, wollen eventuell viele Teilnehmer alle Inhalte abrufen oder streamen können. Zeitliche Überschneidungen sollten daher nur dann stattfinden, wenn sie sinnvoll sind. Wenn alle Workshops gleichzeitig stattfinden, kann es sein, dass Sie deutlich schlechtere Ergebnisse erzielen, weil sich die Teilnehmerzahl aufteilt.

6. Ergebnisse verteilen

Stellen Sie Ihren Konferenz-Teilnehmern die wichtigsten Ergebnisse, aber auch Beiträge, Vorträge Ihrer Tagung unbedingt auch abrufbar zur Verfügung. Eventuell gegen eine Gebühr. Das hängt ganz vom Konzept ab. Tracken Sie die Downloads, so erfahren Sie viel über die Relevanz des Contents Ihrer Konferenz für die jeweilige Zielgruppe.

7. Sponsoren

In Abhängigkeit von Ihrem Gesamtkonzept kann die Einbeziehung von Sponsoren sinnvoll oder notwendig sein. Das Thema ist äußerst umfangreich und weitgehend in den Anfängen. Hierzu später in einem separaten Beitrag mehr.

8. Marketing

Bedenken Sie: Die Hemmschwelle, sich anzumelden ist bei Online-Events deutlich niedriger als bei Präsenz-Veranstaltungen, aber die No-Show-Rate ist auch erheblich höher! Es ist viel leichter der Veranstaltung trotz Anmeldung fern zu bleiben, und noch viel leichter mittendrin abzubrechen. Halten Sie Ihre Tagungsgäste bei der Stange. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

• erstklassiger Content
• unterhaltsame Darreichung
• mitreißende Moderation, evtl. durch Prominente
• Höhepunkte auf der Timeline verteilen
• interaktive Elemente
• Gamification-Ansätze verteilt auf Timeline
• originelle Rahmenprogramme

In jedem Fall braucht Ihre Online-Konferenz eine eigene Konferenz-Website. Ganz egal ob diese im Intranet oder im Web online ist. Es ist der Ort, an dem sämtliche Workflows Ihrer Online-Tagung zusammenlaufen. Hier finden die Teilnehmer entsprechenden Support, aber auch Downloads und sonstige Informationen. Die meisten Online-Konferenz-Tools bieten Bausteine für eine Landing-Page oder eine ganze Website bis hin zu Auswertungs- und Bezahlsystemen.

Auf die üblichen Möglichkeiten für eine Teilnahme zu werben sei an dieser Stelle nicht eingegangen, hierzu in einem anderen Beitrag mehr.

9. Durchführung

Wie bei jedem Event kommt der große Tag, an dem Ihre Online-Tagung oder virtuelle Konferenz startet. Halten Sie sich an Ihre Timeline oder geben Sie in dringenden Fällen Änderungen rechtzeitig bekannt. Zur Durchführung der Online-Konferenz gehören alle wichtigen Schritte, wie bei einer Präsenzveranstaltung auch - natürlich alles ganz anders. Wenn die Planung aus den anderen Schritten stimmt, die Kommunikation mit allen Mitwirkenden funktioniert und effizient ist, dann kann hier nur einer für Probleme sorgen: Die Technik. Testen Sie also jeden Schritt vorher!

10. Evaluation

Es versteht sich von selbst, dass Sie, wie bei Live-Events auch, den Erfolg Ihrer Online-Tagung mit gängigen Methoden messen sollten. Die Anzahl der Konferenzteilnehmer, die Absprungrate, die Einnahmen, Befragungsergebnisse, es gibt viele Möglichkeiten für eine sinnvolle Auswertung. Auch hierzu finden Sie bald einen separaten Artikel.

Was Sie von Hirschfeld bei der Planung und Vorbereitung Ihrer Online-Konferenz erwarten können:

1. Allgemeine fachliche Beratung zur Planung von Online-Konferenzen
2. Vermittlung eines geeigneten interaktiven Rahmenprogrammes für die Online-Konferenz
3. Vermittlung erfahrener Speaker für die virtuelle Tagung
4. Vermittlung geeigneter Künstler und Show-Produktionen für Online-Konferenzen
5. Vermittlung von Locations und Streaming-Studios