Tagungshotel für Ihre Tagung oder Event finden

Wie Sie ein Tagungshotel finden

Ein passendes Tagungshotel für ein Seminar, eine Tagung oder eine Konferenz zu finden ist  bei hirschfeld.de ganz leicht. Über unsere Filterfunktion können Sie verschiedene Kriterien für die Wahl des richtigen Tagungshotels eingeben. Am schnellsten geht die Suche über den Ort, in dem Sie Ihre Tagung oder das Seminar veranstalten wollen. Alternativ können Sie eine Tagungsanfrage direkt im Formular stellen oder Sie schreiben einfach eine Email. Tagungshotels verfügen heutzutage über eine ganze Reihe standardisierter Merkmale, wie Zimmerausstattung, Tagungsräume, Tagungstechnik, Parkplätze und viele mehr. Um eine Tagung oder ein Meeting erfolgreich zu planen sollten Sie zunächst ein paar wichtige Fragen klären:

Wann soll die Tagung stattfinden?

Die Wahl des richtigen Zeitraumes richtet sich leider nicht immer nach den Vakanzen der einzelnen Hotels in der jeweiligen Tagungs-Destination. Meistens sind Sie als Veranstalter einer Tagung oder einer Konferenz an andere Erfordernisse gebunden. Das könnten zum Beispiel interne Besonderheiten sein, saisonale Gegebenheiten oder einfach ein aktueller Anlass für die Information von Tagungsteilnehmern wie Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Dennoch sollten Sie versuchen, so langfristig wie möglich zu planen. Die Preise für Hotelkapazitäten in den wichtigsten Tagungshäusern variieren je nach Saison oder örtlicher Groß-Veranstaltungen wie Messen, extrem. In Einzelfällen zahlen Sie für dasselbe Zimmer während einer großen Messe den doppelten Preis, gegenüber der Nebensaison. Wer hier flexibel planen kann, ist klar im Vorteil. Prinzipiell gilt: Je größer die Gruppe für Ihr Event ist, desto frühzeitiger sollten Sie planen. Außerdem sollten Sie bedenken, dass wahrscheinlich viele Tagungen innerhalb der Woche durchgeführt werden. An den Wochenenden, insoweit das für Ihr Event in Frage kommt, erhalten Sie oft sehr gute Raten für Zimmer und Tagungsräume. Fragen Sie auch immer nach einem möglichen Tagungsspecial oder einer Tagungspauschale im Hotel.

Wo ist der günstigste Ort für die Tagung?

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes ist eine Kombination aus den Notwendigkeiten Ihres Events, wie z.B. die erforderliche Zimmeranzahl, ein erforderlicher Kongress-Saal und den regionalen Möglichkeiten am Tagungsort. Es ist und bleibt eine Illusion, in einer kleinen Kreisstadt, auch wenn Sie für alle Tagungsgäste verkehrsgünstig gelegen ist, eine Tagung mit 600 Teilnehmern durchführen zu wollen.
Es sei denn, Sie machen das auf der grünen Wiese oder in einem Festzelt. Nach unserer Erfahrung haben insbesondere Städte, in denen ein reges Messegeschäft herrscht sehr gut entwickelte Tagungskapazitäten bis hin zu geeigneten Congress Centern. Das ist besonders dann attraktiv, wenn gerade keine Messe in der betreffenden Messestadt ist. Gerade sehr große Hotels bieten dann Sonder-Raten an.
Auch im Hinblick auf das Budget ist die Wahl des Ortes wichtig. Eine zentrale Lage aus der Sicht der anreisenden Tagungsgäste ist nicht immer die kostengünstigste Variante. Viel interessanter ist es, ob die Gäste mit dem PKW, der Bahn oder dem Flieger anreisen. Die Nähe zu einem wichtigen Bahnhof, Airport und diversen Autobahnen ist in jedem Falle dann interessant, wenn Sie die Anreise-Logistik insgesamt mit tragen müssen.
Nicht zuletzt hängt die Wahl des Tagungsortes natürlich auch von den Inhalten und dem Charakter ab. Ein Seminar mit integriertem Teambuilding in einer kleinen Gruppe kann natürlich auch in einem gemütlichen Berghotel, einem Landhaus, einem Airporthotel oder sogar auf einer Berghütte richtig platziert sein. Ein internationales Sales-Meeting für 200 Gäste aus ganz Europa ist in einer Metropole mit guter städtischer Infrastruktur, Messe, Flughafen und ICE Anbindung bedeutend besser aufgehoben.

Welche Teilnemerzahl erwarten Sie?

Die möglichst genaue Abschätzung der Gruppengröße ist besonders wichtig. Die meisten Hotels erwarten inzwischen feste Verträge für die Abnahme eines Zimmerkontingent bei der Hotelbuchung. Die Spielräume, innerhalb derer Sie Zimmer kostenfrei zurückgeben können, werden immer enger. Das allgegenwärtige Revenue Management in den modernen Tagungshotels sorgt für eine ständig gleichbliebend hohe Auslastung. Denken Sie auch an die Entscheidung für Doppelzimmer oder Einzelzimmer.

Benötigen Sie mehrere Tagungsräume?

Keine Veranstaltung gleicht der anderen. Das gilt auch für Tagungen, obwohl es nach außen den Anschein hat, als stünde ein einfacher Tagungsraum im Mittelpunkt. Oftmals verlangt es die Methodik oder die Organisation der Konferenz, dass sich die Teilnehmer in mehrere Gruppen aufspalten und als Team im Workshop zusammenarbeiten. Dafür sind getrennte Workshop-Räume notwendig. Die Wahl des Hotels für die Tagung ist also auch von solchen Faktoren abhängig. Bei hirschfeld.de sehen Sie in der Detailansicht eines jeden Tagungshotels ganz genau, welche Tagungsräume zur Verfügung stehen und wie diese mit Tagungstechnik und baulich ausgestattet sind. Sind Flipchart, Overhead-Projektor, Beamer vorhanden? Bietet der Seminarraum die Möglichkeit zu verdunkeln?

Wie plane ich das Catering für die Tagung?

In den meisten Tagunsglocations und Hotels sitzen auch Gastronomie-Betriebe, die die Verpflegung der Gäste übernehmen. Das reicht vom einfachen Imbiss bis zum Sterne-Koch. Das Catering bei der Tagung sollte immer dem Ziel und den Inhalten der Veranstaltung angemessen sein. Bei einem halbtägigen Meeting muss es nicht immer das Dinner zum Abschluss sein. Ein Buffet im Hotel-Restaurant zur Mittagszeit ist oft ausreichend. Findet die Tagung an einem außergewöhnlichen Tagungsort statt oder in einer Location außerhalb des Hotels, ist oftmals ein professionelles Catering-Unternehmen gefragt. Dafür finden Sie im Hotel gute Hinweise. Demnächst wird es auch bei hirschfeld.de eine eigene Kategorie für das Event-Catering geben.

Welche Tagungstechnik ist erforderlich um Ihre Tagungsinhalte repräsentativ darzustellen?

Das Thema Tagungstechnik spielt bei heutigen Business-Events eine wichtige Rolle. Einen Key-Note Speaker bei einem Kongress müssen Sie anders inszenieren als eine multmediale Wissensvermittlung hochspezieller, wissenschaftlicher Erkenntnisse. Eine Produktpräsentation innerhalb eines Kunden-Forums sollte emotionaler und mit anderer Technik bestückt sein, als ein Seminar zur Persönlichkeitsentwicklung von Führungskräften mit einem einzigen Referenten. Je nachdem wie sich die Inhalte inszenieren lassen entwickelt Ihre Eventagentur oder die Tagungs-Agentur ein Konzept für den Einsatz der richtigen Technik. Abstimmungssysteme, Einsatz von Twitter, Facebook und internen Wissens-Plattformen sind heute selbstverständlich und live dabei. Oder wollen Sie vielleicht völlig neue Wege gehen und machen Sie Tagungsinhalte haptisch, optisch und emotional erlebbar? Wir unterstützen Sie hier mit guten Ideen und einem Full-Service rund um Ihr Tagungsmanagement.

Benötigen Sie ein passendes Rahmenprogramm, um die Tagung ein wenig aufzulockern?

Selbst die längste Tagung ist irgendwann zu Ende. Aber bedenken Sie: Ihre Gäste sind Menschen aus Fleisch und Blut. Sie wollen sich persönlich begegnen, austauschen und kommunizieren. So ist eine Tagung immer bedeutend mehr, als nur die reinen Inhalte verkörpern. Schaffen Sie also Freiräume, die Ihren Gästen die Möglichkeit für den persönlichen Austausch geben. Chill Out Areas im Corporate Design Ihrer Firma gehören ebenso dazu wie das Gala-Dinner oder ein originelles Teambuilding oder Rahmenprogramm im Gelände. Nirgends finden Sie mehr Ideen für das Rahmenprogramm zur Tagung, als bei hirschfeld.de! Über 3.000 unterschiedliche Paket-Angebote für originelle und emotionale Momente außerhalb des Tagungs-Saales warten darauf von Ihnen entdeckt zu werden.

Ist die Nutzung einer Tagungshotel Agentur ratsam?

Das hängt davon ab, welche internen Kapazitäten Sie für die Tagungsvorbereitung haben. Handelt es sich um ein großes Projekt über mehrere Tage und mit vielen Gästen kann schon aus Gründen des Aufwandes für die Planung, Konzeption und Durchführung die Einbindung einer Agentur ratsam sein. Wir bei hirschfeld.de sind in der Lage die gesamte Tagung als Full-Service Tagungsagentur in ganz Europa und darüber hinaus für Sie darzustellen. Wir verfügen über Erfahrung bei der Einbindung von Tagungselementen in Veranstaltungs-Konzepte von Shanghai bis New York und von Hamburg bis Garmisch-Partenkirchen.

Oftmals ist es notwendig als Tagungsplaner auch technische Ressourcen zu nutzen, um zum Beispiel das Teilnehmermanagement zu bewerkstelligen. Eine Einarbeitung Ihrerseits in solche Themen kann sehr aufwendig sein und vor allem sinnlos, wenn Sie nur selten solche Events organisieren. Hinzu kommt, dass eine professionelle Tagungsagentur für Tagungshotels meistens über eine ausgefeilte Datenbank verfügt, die eine schnelle Recherche und die Auslösung der entsprechenden Optionen in den Hotels ermöglicht. So kann die Tagungsanfrage schnell bearbeitet werden.

Wir bei hirschfeld.de gehen sogar noch einen Schritt weiter und haben eine eigene Datenbank aufgebaut, die zusätzlich zu den Tagungshotels und Eventlocations auch Tagungsspecials und Tagungspauschalen übersichtlich darstellt und auflistet. In Kürze geht sie hier an den Start!