Arbeitsalltag mit agilen Work Hacks optimiert

Scrum und Design Thinking gelten als die Vorzeigemethoden, wenn es um agiles Arbeiten geht. Doch erfordert es meistens viel Energie und natürlich auch die richtige Einstellung bzw. die passenden Werte, um solche Methoden komplett in den Arbeitsablauf zu integrieren.
 
Viele Unternehmen und Abteilungen scheitern bei dem Versuch, da es nach dem „alles oder nichts Prinzip“ geschieht. Das ist verständlich, denn im Scrum Guide ist beispielsweise zu lesen, dass Scrum nur in seiner kompletten Form auch Scrum ist. Sobald wir etwas ändern, ist es eben nicht mehr Scrum.
 
Diese Vorgabe sollte allerdings nicht davon abhalten, uns auch kleine Veränderungen von den Methoden abzuschauen und zu testen. Ganz im Gegenteil sogar. Wir können die erforderliche agile Einstellung, das passende „Mind Set“ nicht verordnen, sondern müssen es meistens erst langsam einführen und zum Leben erwecken. Dafür sind kleine „Work Hacks“ ideal geeignet, die wir uns von den agilen Arbeitsmethoden abschauen können. Work Hacks sind einfache Regeln oder Kniffe, um bestehende Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern, ohne die Grundstruktur zu verändern.

Wenn Ihre Arbeitseffektivität wie bei vielen Anderen unter zu langen und ausschweifenden Meetings leidet, versuchen Sie sich an den Regeln zu Dailys aus Scrum zu orientieren. Dailys sind tägliche Treffen, die maximal 15 Minuten dauern, immer am selben Ort stattfinden und im Stehen durchgeführt werden. Versuchen Sie, einmal Ihre Meeting-Kultur agiler zu gestalten und führen die nächsten Treffen mit einer klaren Zeitvorgabe von maximal 15 Minuten und im Stehen durch.
 
Bitte erklären Sie den Versuch aber nicht direkt als gescheitert, wenn nicht alle gleich beim ersten Treffen davon begeistert sind. Niemand verändert gerne liebgewonnene Routinen. Mit der Zeit werden Sie bemerken, wie Ihre Meetings effektiver und die dort eingebrachten Beiträge strukturierter werden.
 
Sollte Ihnen dieser Schritt als zu groß erscheinen, dann halbieren Sie Ihre bisherige Meetingzeit und lassen dazu eine für alle sichtbare Uhr laufen, die die verbleibende Zeit anzeigt. Dazu ist besonders eine Sanduhr geeignet, da sie symbolisch die verstreichende Zeit verbildlicht, ohne eine exakte Einteilung von Gesprächseinheiten zu ermöglichen.
 
Wenn aus Dailys eine Sanduhr wird, werden Sie bemerken, wie sich Ihre Meetingkultur verändert, da der Faktor Zeit mehr in den Fokus rückt.

 
Die ideale Teamgröße und -zusammensetzung
 
Die ideale Größe eines Teams wird bei Scrum mit sieben Mitgliedern angegeben (+/- zwei Personen). Bei größeren Teams ab neun Mitgliedern und mehr erhöhen sich die Anforderungen an Kommunikation, Koordination und Moderation erheblich.
 
Ein schönes metaphorisches Bild dazu wird Amazon Gründer Jeff Bezos zugeschrieben, die Zwei-Pizza-Regel. Sie besagt, dass ein Team nur so groß sein sollte, dass man es mit zwei Pizzas satt bekommt.
 
Beachten Sie dies bei der Zusammenstellung Ihrer Teams und berücksichtigen Sie zusätzlich welches Ziel die Zusammenarbeit des Teams hat.
 
Wichtig bei der Zusammenstellung eines Teams zur Ideengenerierung ist, dass alle Mitglieder motiviert sind, an der Herausforderung zu arbeiten. Wir können Menschen nicht »kreaktivieren«. Wir können nur den passenden Rahmen und alle Voraussetzungen schaffen, damit das Team Spaß am Ausleben seiner Kreativität hat. Die Teilnahme findet daher idealerweise freiwillig statt.
 
Wenn das Ziel der Teamarbeit hauptsächlich durch Kreativität erreicht werden kann, sollten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer nicht auf einen zu großen Wohlfühlfaktor achten. Natürlich arbeiten wir lieber mit Menschen zusammen, die wir mögen und die uns daher meistens auch ähneln. Bei der Suche nach neuen und innovativen Ideen, sollten wir aber unsere Denkroutinen durchbrechen und benötigen neue Reize, die nicht aus dem Bekannten kommen. Wenn Sie innerhalb eines Systems nach Ideen suchen, werden Sie nur die Ideen finden, die schon im System stecken. Auf der Suche nach Neuem, müssen wir das System daher öffnen und unser Team durchmischen. Besetzten Sie es mit Teilnehmern aus den betroffenen Bereichen aber auch mit externen Personen, die unangenehme Fragen stellen können. Mischen Sie Alter und Herkunft, um nicht in die Gefahr zu geraten, gemeinsam geteilten eingefahrenen Denkroutinen zu folgen.
 
 
Spielerisches erleben
 
Dies sind nur zwei Beispiele, wie und was wir aus agilen Methoden lernen und schnell in den Alltag umsetzen können. Wichtig ist ein erster positiver Kontakt zu solchen Methoden, da sie immer Veränderungen hervorrufen. Und wir verändern uns nicht gerne. Wenn zu viele Routinen zur gleichen Zeit durchbrochen werden, kann es sein, dass der Widerstand im System zu groß wird und neue Methoden zwangsläufig scheitern.
 
Erfolgsversprechender ist es daher, wenn Teams und Abteilungen agile Methoden zuerst spielerisch kennen lernen und selbst erfahren, welche Auswirkungen es hat, wenn sie damit arbeiten. Dies ist mit Angeboten auf hirschfeld.de wie z.B. Lego MegaCity möglich, bei der erlebbar wird, warum wir für die komplexer werdende Arbeitswelt überhaupt agile Methoden benötigen und welche Work Hacks sich für das Team anbieten.