Folgende Fragen sollten Sie sich bei der Suche nach Ihrer Weihnachtsfeier stellen:
- Welchen Charakter soll die Firmenweihnachtsfeier haben?
- Welcher Wochentag ist für die Weihnachtsfeier gut geeignet?
- Soll die Feier am Nachmittag oder Abend stattfinden?
- Ist es eine Firmen-Weihnachtfeier für die gesamte Belegschaft = großer Teilnehmerkreis?
- Plant jedes Team eine eigene kleine Weihnachtsfeier im engen Kreis?
- Sind die Partner*innen der Mitarbeiter*innen ebenfalls eingeladen?
- Wie viel Budget steht Ihnen zur Verfügung?
Checkliste für die Planung Ihrer Weihnachtsfeier
Die wichtigste Phase der Eventplanung ist die Vorbereitung. Legen Sie hier schon ein solides Fundament, kann später fast nichts mehr schiefgehen.
VORÜBERLEGUNGEN ZUR WEIHNACHTSFEIER
1. Wann beginne ich mit der Planung der Weihnachtsfeier?
Am besten gleich zu Beginn des neuen Jahres, spätestens aber nach den Sommerferien.
Je früher desto bester - mit einer frühen Planung sichern Sie sich die beste Weihnachtsfeier-Location und das schönste Xmas Rahmenprogramm. Natürlich ist die Art des Events auch entscheidend für den Planungshorizont. Große Weihnachtsfeiern mit Location, Band & Showprogramm plant man mindestens ein Jahr im Voraus. Wobei man einen Weihnachtstisch in einem Restaurant am Firmenstandort auch noch 3 Monate vorher reservieren kann.
2. Welche Art von Weihnachts-Event wollen Sie planen?
Überlegen Sie ggf. gemeinsam im Team oder mit dem Chef was Sie wo machen möchten:
- gemeinsam essen gehen
- essen gehen mit einem kleinen Rahmenprogramm
- Weihnachtsteam-Aktivität ohne Verpflegung
- Weihnachtsevent in einer Location mit F&B, Musikact und winterlichem Rahmenprogramm
- eine mehrtägige Weihnachtsreise in Deutschland oder das benachbarte Ausland
3. Welcher Wochentag ist der Beste für die Weihnachtsfeier?
Bitte beachten Sie bei der Terminfindung Ihrer Weihnachtsfeier, dass betriebliche Veranstaltungen während der Arbeitszeit für alle Mitarbeiter bindend sind. Wohingegen die Teilnahme an Events in der Freizeit freiwillig ist. Donnerstag und Freitagabende sind bei allen Firmen sehr beliebt. Denken Sie bei einer kurzfristigen Entscheidung für eine Weihnachtsfeier auch über alternative Termine nach, da viele Rahmenprogramme kurzfristig bereits ausgebucht sind können. Warum nicht die jährliche Feier als Jahresauftakt im Januar oder Februar planen – häufig ergeben sich hier weniger Terminschwierigkeiten!
4. Wer wird zur Weihnachtsfeier eingeladen?
Feiert das Unternehmen zusammen eine Firmenweihnachtsfeier oder macht jedes Team oder Abteilung einen eigenen Weihnachtsausflug oder organisiert ein Weihnachtsessen? Denken Sie außerdem vor der Event-Suche darüber nach, ob Sie die Partner*innen Ihrer Mitarbeiter*innen bzw. Kolleg*innen ebenfalls einladen möchten.
5. Welches Budget sollten wir für eine Weihnachtsfeier einplanen?
Höchstgrenze pro Arbeitnehmer*in von 110 € beachten!
Pro Arbeitnehmer*in und Betriebsveranstaltung dürfen nicht mehr als 110 EUR steuerfrei aufgewendet werden. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, lesen Sie unseren Artikel: Betriebsausgabe Weihnachtsfeier & Firmenevent
6. Was haben wir im letzten Jahr zur Weihnachtsfeier gemacht?
Wie kam denn die letzte Weihnachtsfeier an? Was hat den Kolleg*innen gefallen? Vielleicht gab es sogar Feedback?! Beziehen Sie die Rückmeldungen der Gäste mit ein, denn schließlich soll es ja ein schönes und unvergessliches Weihnachtsfirmenfest für alle werden.
VORBEREITUNG DER WEIHNACHTSFEIER
1. Suche nach dem passenden Angebot
Soll es ein reines Weihnachtsessen sein, finden Sie passende Angebote bei Ihrem Lieblingsrestaurant in der Stadt – fragen Sie doch mal Ihre Mitarbeiter wo sie gerne essen gehen!
Wenn es ein bisschen mehr Aktivität, Bespaßung oder Weihnachtsprogramm sein soll, finden Sie hier mehr als 750 Weihnachtsfeier-Ideen alle Arten von regionalen Partnern vor Ort, die gerne auf Ihre Wünsche eingehen.
2. Was ist die beste Weihnachtsfeier-Idee für mein Team?
Wenn Sie die Suche nach den möglichen Angeboten gemäß Ihrer wichtigen Kriterien (Art des Events, Ort, Termin, Budget) abgeschlossen haben, stellen Sie eine Kurzübersicht zusammen. Nun vergleichen Sie allein, mit dem Chef oder dem Team. Vielleicht wollen Sie ja sogar der Belegschaft zwei Ideen als Auswahl zur Verfügung stellen und das Angebot mit den meisten Stimmen gewinnt?!
3. Was gehört in die Einladung zur Firmenweihnachtsfeier?
Die Einladungen sollten natürlich die wichtigsten Informationen enthalten: Wer? Wo? Wann? Wer lädt wen, wann, wohin, wieso ein? Wenn Sie sich eine bestimmte Art von Event überlegt haben, können Sie in den Einladungen auch einen Dresscode, z.B. Abendgarderobe festlegen. Außerdem können Sie auch eine knappe Wegbeschreibung einbinden.
4. Einfache Detailplanung selber machen:
Erstellen Sie als Organisator einen kurzen schriftlichen Detailplan. Darin sollte enthalten sein:
- Adressen der Location/Restaurant/Treffpunkt
- Uhrzeiten als Ablaufplan, z.B. Treffpunkt, Start und Ende Rahmenprogramm, Uhrzeit Reservierung im Restaurant etc.
- Namen und Handynummern der wichtigsten Ansprechpartner
- Was müssen wir mitnehmen? Handy, Eintrittskarten, Menükarten, etc.
- Wie erfolgt die Bezahlung: zahlen wir auf Rechnung, vor Ort mit Kredit- oder EC-Karte oder bar
FAZIT:
Starten Sie jetzt mit der Planung Ihrer Weihnachtsfeier. Machen Sie sich vorher einen Plan was Sie wollen und besprechen Sie die Rahmenbedingungen (insbesondere das Budget) im Team oder mit der Geschäftsleitung, bevor Sie die ersten Angebote einholen. Informieren Sie sich rechtzeitig über passende Ideen und beziehen Sie die geladenen Gäste in die Entscheidung mit ein. So wird Ihre Firmenweihnachtsfeier ein voller Erfolg!
